LAPORAN PEMAKAIAN LAPORAN PERMINTAAN OBAT (LPLPO) DALAM SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN OBAT (SIPO): LPLPO

PENGENDALIAN DAN PENGELOLAAN OBAT

DI PENYIMPANAN DAN PELAYANAN

Upaya meningkatkan mutu di bidang kesehatan tidak terlepas dari sumber daya yang tersedia di tempat tempat pelayanan, berupa sumber daya manusia, sarana medis dan non medis.

Tersedianya peralatan kesehatan, obat obatan, SDM yang berlualitas dengan dedikasi yang tinggi sangat berpengaruh terhadap mutu pelayanan kesehatan.

Pengendalian dan Pengelolaan Obat merupakan upaya mengendalikan ketersediaan obat untuk mencukupi kebutuhan pelayanan kesehatan masyarakat.

Kegiatan Pengendalian dan Pengelolaan Obat :

1. Melakukan pengolahan data ketersediaan obat dan realisasi pengadaan obat

2. Data ketersediaan Obat merupakan hasil olahan Laporan Permintaan Laporan Pemakaian Obat dan Kartu Stok Obat

3. Data Ketersediaan Obat memuat Sisa Stok Obat, Pemakaian Rata rata per bulan, dan Tingkat kecukupan untuk masing masing jenis obat

4. Data Realisasi Pengadaan Obat memuat jumlah obat yang telah diterima, sisa obat, waktu penerimaan obat dari berbagai sumber

5. Data ketersediaan Obat di olah pada masing masing pelayanan dianalisa dan evaluasi oleh masing masing pimpinan, yang dapat menghasilkan informasi ketersediaan obat yang rawan di masing masing pelayanan dan tingkat pimpinan yang berwenang.

6. Informasi Ketersediaan Obat yang rawan dan data realisasi pengadaan obat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya pengendalian ketersediaan dan pengadaan obat.

7. Laporan Permintaan, Laporan Penggunaan Obat dilakukan setiap bulan untuk masing masing unit pelanyanan ke tingkat Pengendali diatasnya.

8. Unit Unit Pelayanan dan Gudang Farmasi melakukan Entri data / pengolahan data secara manual ataupun komputerisasi, untuk membantu pengendalian ketersediaan Obat.

9. Melakukan analisa dan evaluasi ketersedian, kekosongan, kerawanan obat

10. Melakukan pengadaan dan pendistribusian kemasing masing unit dan sub unit pelayanan

Untuk memenuhi yang tersebut di atas diperlukan Sarana Pengolahan Data, secara komputerisasi.

Dalam rangka pengolahan data Laporan Permintaan dan Pemakaian Obat disediakan sarana berupa Aplikasi dari Microsoft Office Exel 2016 yang disebut Sistem Informasi Pengelolaan Obat di tingkat pelayanan (Kecamatan) dan Pergudangan Obat Induk / Gudang Farmasi (Kabupaten /Kota).

A. Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Unit Pelayanan Kecamatan

Unit Pelayanan Induk mempunyai Unit Pelayanan seperti Kamar Obat, Kamar Suntik, Poli Gigi, Kamar Kebidanan, Unit Gawat Darurat dan beberapa Sub Unit Pelayanan Pembantu.

Pada Aplikasi Exel yang dibuat ini disediakan Unit Kamar Suntik, Kamar Kebidanan, Kamar Obat, Poli Gigi, UGD dan 30 Unit Pelayanan Pembantu jumlah keseluruhan Unit adalah 35 Unit pelayanan obat (Maksimum).

Posisi Pengelola data Obat ada di Gudang Obat Unit Pelayanan Induk, yang melayanani lebih kurang 35 Sub Unit Pelayanan Pembantu, 5 Unit ada di dalam Unit Pelayanan Induk dan lebih kurang 3 sampai dengan 30 Sub Unit Pelayanan Pembantu ( Max 30 Sub Unit) diluat Unit Pelayanan Induk termasuk Sub Unit Pelayanan Keliling.

Langkah Langkah Kegiatan Pengelolaan Obat :

A.1 Persiapan melaksanakan pengelolaan data

Download Aplikasi LPLPO17.rar klik disini

Petunjuk pengelolaan BACA DULU klik disini

Sebaiknya sebelum melakukan entri data, para pengelola obat supaya membaca petunjuk pengelolaan yang telah disediakan.

A.2 Entri Data

Pastikan seluruh File yang sudah di download berada pada Lokasi D:\LPLPO17 supaya seluruh kegiatan entri data dapat berjalan sempurna, perubahan lokasi data menyebabkan data tidak tersimpan sesuai tujuan semula. Lokasi file dapat dilihat seperti gambar berikut.

Lokasi File ada di D:\LPLPO17

Jumlah File seluruhnya ada 235 Files (Kegiatan untuk 5 Tahun)

Pertama di buka Filenya adalah 1PENGELOLAAN OBAT.xlsx

Untuk membuka file file lainnya untuk entri data.

Kegiatannya/Entri Data harus dimulai awal bulan Januari tahun berjalan.
Cara membuka filenya maka klik Panggil File Isi Data I s/d V sesuai tahun pengelolaan Obat.
Tahun Pertama harus diisi, pada contoh disini diisi tahun 2017 dan yang lain tidak perlu.

Sebagai Contoh membuka file , klik di PANGGIL FILE ISI DATA I, maka file terbuka adalah seperti gambar berikut.

File ini berisi 7 Lembar Kerja yaitu START, EDITING, ISI DATA, LPLPO, UPDATE, STOK OBAT dan RENCANA .

1. Lembar Kerja (LK) START, menjelaskan seluruh masing masing lembar kerja lainnya seperti tampak pada gambar.

2. Lembar Kerja EDITING, fungsinya untuk meng-edit

1.Nama Unit Pelayanan yang ikut dalam kegiatan ( Klik di No 1), maksimum nama nama peserta maksimum 35 Sub Unit, bisa jumlahnya tidak sampai dengan 35 tersebut, maka yang lainnya ditulis Belum Tersedia. Setelah selesai data di Simpan/Save dan Tutup / Close.

2.Nama Obat, Jumlah Obat ada lebih kurang 326 item dan bisa ditambah menjadi 361 item obat (maksimum), bisa dirubah dan ditambahi, Setelah selesai data di Simpan/Save dan Tutup / Close.

3.Daftar Harga, hanya mengisi data harga satuan (Rp.) sesuai harga pada tahun kegiatan.

Pada Lembar Kerja Editing Di Klik No. 1 Untuk membuka File Nama Unit yang di edit, Di Klik No. 2 Untuk membuka File Nama Obat dan Klik di No.3 Untuk membuka file Daftar Harga.

Gambar Lembar Kerja EDITING

Pada Lembar Kerja Editing Di Klik No. 1 Untuk membuka File Nama Unit yang di edit, Di Klik No. 2 Untuk membuka File Nama Obat dan Klik di No.3 Untuk membuka file Daftar Harga.

Di Klik No. 1 Editing Nama Unit.

Diisi / Edit Nama Unit Pelaksana Teknis (UPT) Induk, Contoh disini ASAM ROWO, dirubah sesui Nama Unit Pelayanan Induk Pengelola

Selanjutnya NAMA NAMA UNIT PELAYANAN, dan ALAMAT yang lainnnya tidak perlu dirubah

Sebagai contoh Nama Nama Sub Unit Pelayanan dari KAMAR OBAT Sampai dengan PUSTU 30 PACARKELING yang perlu di edit / dirubah sesuai dengan nama nama Sub Unit Pelayanan Pembantu yang ada ditempat pengelola, termasuk Sub Unit Pelayanan Keliling yang membawa obat obatan.

Setelah selesai editing, data di Simpan / Save dan Tutup / Close.

Klik di No.2 Editing Nama Obat

Yang di Edit adalah No. Nama Obat, Satuan, Kemasan Isi dan Kemasan Jumlah satuan per kemasan serta No. Klas Terapi, Kolom 1 s/d kolom 6.

Jumlah Nama Obat ada 326 Item dan bisa diisi sampai dengan 361 Item dan perlu dipertimbang pula dengan beberapa item lainnya seperti Serum dan Vaksin Yaitu Serum Anti Bisa Ular (SABU) dan Juga Vaksin Anti Rabies (VAR) serta Vaksin Anti Tetanus (VAT) dengan fasilitas penyimpanan khusus dan temperatur tertentu, demikian juga persediaan Narkotika dan Psikotropika dengan pemakaian dan pelaporan khusus.

Setelah selesai editing, data di Simpan / Save dan Tutup / Close.

Klik No. 3 untuk Editing Daftar Harga

Yang diisi pada Daftar Harga yaitu di kolom 7 dan 8, sedangkan kolom 1 s/d 6 terisi secara otomatis pada saat mengedit Nama Obat.

Setelah selesai editing, data di Simpan / Save dan Tutup / Close.

3.Lembar Kerja ISI DATA

Pada Lembar Kerja ISI DATA ini, merupakan kegiatan yang paling utama dan paling banyak diisi datanya, karena menyangkut data Pemakaian Obat, Penerimaan Obat dari Kamar Obat, Kamar suntik, sampai dengan Sub Unit Pelayanan Pembantu dan juga sebagai bukti pengeluaran Gudang Obat Unit Pelayanan Induk.

Nama Nama UPT yang tercantum pada Lembar Kerja ini tidak perlu dirubah, karena perubahannya sudah dilakukan pada Lembar Kerja EDITING Nama Unit, tampilan di Lembar Kerja Isi Data disana merupakan tampilan otomatis data terisi.

Yang Perlu di klik adalah No. UPT 1 s/d No.UPT 35 untuk melakukan Enti Data.

Sebagai Contoh di klik No.UPT 1, maka tampak seperti gambar berikut.

Yang diisi data data seperti kolom kolom yang judulnya berwarna merah, yaitu Kunjungan Resep Bayar/Umum, Gratis, atau peserta Askes/BPJS serta no dan tgl. dokumen..

Pada Tahun berjalan untuk Bulan Januari diisi Kolom 4 sebagai data Stok Awal 1 Januari yang merupakan data stok opnama yang harus dilakukan setiap tahun yang jumlahnya sama dengan Sisa Akhir Bulan Desember Tahun Lalu, Kolom 5 merupakan data penerimaan dari Pengelola Obat Unit Induk pada bulan lalu misal Desember Tahun lalu, Kolom 9 Stok Akhir bulan, diisi data persediaan akhir bulan ( Yaitu tanggal 28, atau 29 atau 30 atau 31 ) yang ada di Sub Unit Pelayanan. Kolom 10, Permintaan, data terisi dengan cara otomatis, bila tidak dapat diisi secara manual.

Kolom 11 Pemberian Obat dari Gudang Obat Induk Pelayanan Kecamatan, merupakan bukti penerimaan Sub Unit Pelayanan, dari Kamar Obat sampai dengan Sub Unit Pelayanan Pembantu dan sebagai Bukti Pengeluaran Obat dari Gudang Obat Induk Pelayanan di Kecamatan.

Kolom kolom 6,7, 8 dan 10 terisi secara otomatis, khusus kolom 10 bisa diisi secara manual sesuai dengan keperluan.

Selanjutnya :

Untuk Bulan Pebruari sampai Desember pada Tahun Pengelolaan Yang bersangkutan, sama pengisiannya, kecuali Kolom 4 tidak perlu di isi karena terisi secara otomatis, datanya sama dengan di Kolom 9 Stok Akhir Bulan, Laporan Pemakaian Laporan Permintaan Obat bulan lalu.

Demikian juga untuk Sub Unit Pelayanan lainnya (klik No. UPT 2 s/d 35 ) diisi datanya dengan cara yang sama.

Setiap selesai mengisi data file disimpan / save terlebih dulu, kemudian di tutup / close.

4.Lembar Kerja LPLPO

Yaitu Lembar Kerja LPLPO yang harus diisi datanya oleh pengelola obat di tingkat Unit Pelayanan Induk Kecamatan, berupa data Stok I Januari yaitu data stok opnama obat obatan yang harus dilakukan setiap tahun, untuk penyesuaian keadaan obat sebenarnya pada awal tahun, dengan melepaskan jumlah atau dikurangi data obat obatan yang rusak, ataupun kadaluarsa.

Pada Lembar Kerja LPLPO ini di Klik No. 0 s/d 12 warna ungu.

Contoh Klik No. 0 maka keluar Gambar sebagai berikut:

Data data yang perlu di entri, ada di Kolom 4 jumlah yang sebenarnya yang dapat dipergunakan dalam pelayanan dan Kolom 5 merupakan keterangan jumlah obat rusak dan atau kadaluarsa.

Obat rusak karena tidak layak digunakan serta Obat Kadaluarsa sebaiknya segera dimusnahkan dengan membuat berita acara pemusnahan, disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi dengan sepengetahuan Pimpinan.

Setelah selesai pengisian data, lakukan simpan data / save dan ditutup filenya / close

Selanjutnya diisi Data LPLPO Setiap bulan untuk keperluan Pelaporan Bulanan maupun Permintaan Obat ke Gudang Farmasi Kabupaten / Kota untuk Persediaan Obat di Unit Pelayanan Induk Kecamatan.

Sebagai Contoh di klik No. 1 maka terlihat Gambar Sebagai berikut : LPLPO Januari

Diisi Data data umum, mulai Kunjungan Resep Bayar, Gratis, dan Peserta BPJS. Tanggal, Bulan, Tahun dan Nomor Dokumen.

Pada Form isian data LPLPO ini, terdiri dari 16 kolom, yang harus diisi adalah Kolom 5 Penerimaan bulan lalu (LPLPO Januari Tahun ini, data penerimaannya Bulan Desember tahun lalu). Kolom 9 Stok Akhir Bulan, diisi khusus untuk Bulan Januari, sedangkan bulan Pebruari s/d Desember terisi secara Otomatis, dengan ketentuan data pada kolom kolom 11 sampai dengan 15 diisi setiap penerimaan obat dari Gudang Obat / Farmasi Kabupaten / Kota.

Data yang diisi pada kolom 11 s/d 15 merupakan bukti Penerimaan Obat oleh Unit Pelaksana Pelayanan Kecamatan dari Gudang Farmasi dan sekaligus Bukti Pengeluaran Obat dari Gudang Farmasi Kab/Kota.

Pemberian Obat dari Gudang Farmasi Kab/Kota Bulan ini untuk digunakan sebagai pengisian data Penerimaan Bulan Depan. Kegiatan Entri data LPLPO ini dilakukan setiap bulan Januari sampai bulan Desember.

5.Lembar Kerja UPDATE

Pada Gambar terlihat pemberi tahuan seperti berikut

Lembar Kerja UPDATE atau Pembaruan data, digunakan untuk melakukan proses kalkulasi / perhitungan secara komputer, dan juga membuka atau menutup file file perbantuan yang digunakan dapat bekerja terisi secara otomatis.

Perintahnya sederhana, misalkan diminta tekan tombol Ctrl dan u ( Yang tertera pada gambar bisa u, x, l,m, n ) maka tekan tombol tersebut secara bersamaan, maka terjadilah proses updating oleh komputer.

6.Lembar Kerja STOK OBAT

Terlihat gambar sebagai berikut

Pada saat data ini terlihat, merupakan data data Stok Obat Induk (Kolom 4), dan Stok Obat di Sub Sub Unit total keseluruhannya yang terjadi saat ini (kolom 5, Entri data terakhir dilakukan) serta jumlah pemakaian secara keseluruhan (kolom 6). Data dapat terlihat dengan sempurna, setelah dilakukan Update.

Manfaat data ini adalah untuk mengetahui dan mengendalikan persediaan obat di Unit Pelayanan, sampai berapa lama sisa obat yang tersedia dapat digunakan, dan kapan melakukan permintaan obat ke Gudang Farmasi, maupun mendistribusikan obat ke sub unit pelayanan.

Selain keperluan tersebut stok obat yang tertera pada data komputer ini apakah sama dengan yang ada secara fisik di gudang obat, bila keadaannya tidak sama ada beberapa kemungkinan yaitu data entri salah mengisinya, data belum lengkap, salah distribusi dan atau barang hilang. Data ini dapat dicocokkan dengan kartu induk, klik pada baris ke 380 kolom C.

Maka terlihat Gambar sebagai berikut.

Klik pada baris/row 380 kolom C

Data Kartu Induk :

Pada Kartu Stok Induk ini, untuk melihat data masing masing obat dengan mengisi nomor obat pada baris kolom D4, Pada contoh diatas diketik nomor obat 1, maka yang keluar adalah Nama Obat Air Raksa Dental Use, kalau terjadi selisih, dapat dilihat perbedaan di masing masing kolom 1 sampai dengan kolom 6, apa yang terjadi disana, apakah ada kesalahan entri, distribusi pada bulan bulan yang bersangkutan.Kondisi ini perlu perbaikan perbaikan pada Lembar Kerja ISI DATA dan LPLPO untuk Sub Unit dan Bulan bersangkutan.

7.Lembar Kerja RENCANA

Pada Baris-kolom F8 Tertulis RENCANA TAHUNAN, di klik pada F8 tersebut maka keluar data sebagai berikut.

Data ini terisi secara otomatis, untuk perkiraan Perencanaan Pengadaan kebutuhan tahun yang akan datang.

Data terisi setelah dilakukan Update / pembaruan, secara otomatis.

Demikianlah proses entri data untuk tahun berjalan, dan dilanjutkan dengan proses entri data yang sama untuk tahun berikutnya, setelah kita kembali ke file 1PENGELOLAAN OBAT.xlsx

PERINGATAN YANG PERLU DIPERHATIKAN:

1. Peringatan Update, Don't Update, Help